Web ajansına brief hazırlamak için sitenin hedefini, hedef kitlesini, beğendiğiniz referans ve rakip örneklerini, ihtiyaç duyduğunuz sayfaları, metin-görsel-logo hazırlık durumunuzu, gerekli entegrasyonları, bütçe aralığınızı ve teslim tarihinizi tek bir belgede toplamanız yeterlidir. İki-üç sayfalık net bir brief, ajanslardan karşılaştırılabilir teklif almanın en kısa yoludur.
Brief'in amacı ajansa tasarımı dikte etmek değil, doğru soruları baştan cevaplamaktır. “Bize kurumsal bir site lazım” diye başlayan bir görüşmede ajans kapsamı tahmin etmek zorunda kalır; sonuç ya şişirilmiş ya da eksik bir tekliftir. Aşağıdaki başlıklar, bir brief'te ajansın gerçekten ihtiyaç duyduğu bilgileri sırayla ele alıyor. Yazının sonunda kopyalayıp doldurabileceğiniz bir şablon da var.
Web sitesi brief'i nedir ve neden önemlidir?
Web sitesi brief'i, bir işletmenin web sitesinden ne beklediğini, kime hitap ettiğini ve hangi kısıtlarla (bütçe, süre, teknik gereksinim) çalışıldığını anlatan kısa bir yazılı belgedir. İyi bir brief ajansların teklifini aynı kapsam üzerinden vermesini sağlar, revizyon turlarını azaltır ve proje sonunda “bunu kastetmemiştik” tartışmasını önler.
Brief olmadan alınan üç teklif çoğu zaman üç farklı projeyi fiyatlar: biri beş sayfalık bir tanıtım sitesi, biri çok dilli bir kurumsal site, biri de ürün kataloğu olan bir yapı düşünür. Fiyatlar arasındaki fark bu yüzden anlamsızlaşır. Aynı brief'i tüm ajanslara göndermek, teklifleri elma ile elma karşılaştırmanızı sağlar.
Projeniz için
Sitenin hedefi ve hedef kitlesi brief'te nasıl tanımlanır?
Sitenin hedefi brief'te ölçülebilir bir eylemle tanımlanmalıdır: teklif formu doldurulması, WhatsApp'tan yazılması, bayi başvurusu ya da online satış gibi. Hedef kitle ise sektör, karar verici rolü, bölge ve cihaz alışkanlığıyla tarif edilmelidir. Bu iki bilgi, sayfa yapısından metin tonuna kadar tüm tasarım kararlarının temelidir.
- —Zayıf hedef: “Kurumsal görünmek istiyoruz.” Güçlü hedef: “Ayda en az 20 nitelikli teklif talebi almak.”
- —Zayıf kitle: “Herkes.” Güçlü kitle: “Kocaeli ve Sakarya'daki üretim firmalarının satın alma sorumluları; masaüstünden araştırıyor, telefondan arıyor.”
- —Birincil ve ikincil hedefi ayırın: örneğin birincil teklif talebi, ikincil insan kaynakları başvurusu.
- —Başarıyı nasıl ölçeceğinizi yazın: form sayısı, arama sayısı, belirli aramalarda görünürlük.
Rakip ve referans örnekleri nasıl verilmeli?
Rakip ve referans örnekleri, beğendiğiniz ya da beğenmediğiniz sitelerin bağlantısıyla birlikte neyi beğendiğinizi somut olarak yazarak verilmelidir. “Bu siteyi beğendik” yerine “bu sitedeki ürün filtreleme ve sade menü yapısı” gibi notlar, ajansın zevkinizi kopya bir tasarıma dönüştürmeden anlamasını ve özgün bir öneri geliştirmesini sağlar.
- —3-5 referans site: sektör dışından da olabilir; her biri için bir cümlelik not.
- —2-3 doğrudan rakip: onların sitesinde eksik bulduğunuz ve sizin farklılaşmak istediğiniz nokta.
- —Beğenmediğiniz 1-2 örnek: kaçınılacak şeyler de değerli bilgidir.
- —Mevcut siteniz varsa: korunması gereken ve kesinlikle değişmesi gereken bölümler.
Sayfa listesi ve içerik hazırlığı nasıl planlanır?
Sayfa listesi, sitenin ana menüsünü ve alt sayfalarını kaba bir ağaç yapısıyla gösteren basit bir dökümdür; içerik hazırlığı ise bu sayfalar için metin, fotoğraf, logo ve ürün verisinin hangisinin hazır, hangisinin ajanstan beklendiğini belirtir. Projelerde en sık gecikme nedeni tasarım değil, eksik içeriktir.
- —Tipik kurumsal yapı: Ana sayfa, Hakkımızda, Hizmetler (her hizmet için ayrı sayfa), Referanslar/Projeler, Blog, İletişim, KVKK ve çerez metinleri.
- —Metinler: hazır mı, güncellenecek mi, yoksa metin yazarlığı hizmeti mi isteniyor?
- —Logo: vektörel formatta (SVG, AI, EPS veya vektörel PDF); yalnızca düşük çözünürlüklü PNG varsa bunu belirtin.
- —Kurumsal kimlik: renk kodları, yazı tipleri, varsa kurumsal kimlik kılavuzu.
- —Fotoğraflar: kendi tesis, ekip ve ürün fotoğraflarınız var mı, profesyonel çekim gerekiyor mu?
- —Ürün veya hizmet verileri: Excel ya da CSV formatında düzenli bir liste, özellikle katalog ve e-ticaret için.
- —Dil ihtiyacı: yalnızca Türkçe mi, İngilizce veya başka diller de mi; çeviriyi kim yapacak?
Bölgenizde destek
Entegrasyonlar, bütçe aralığı ve teslim tarihi neden brief'te olmalı?
Entegrasyonlar, bütçe aralığı ve teslim tarihi, bir web projesinin maliyetini ve teknik mimarisini en çok değiştiren üç bilgidir. Bir ERP bağlantısı ya da ödeme altyapısı projeye haftalar ekleyebilir; bütçe aralığı ajansın doğru çözümü önermesini, gerçekçi bir tarih ise kaliteden ödün verilmemesini sağlar.
- —Formlar ve iletişim: teklif formu, WhatsApp butonu, e-posta bildirimleri, CRM'e aktarım.
- —Satış: sanal POS veya ödeme kuruluşu, kargo firması, e-fatura/e-arşiv entegratörü.
- —Operasyon: ERP, stok, bayi paneli, randevu sistemi.
- —Ölçüm: Google Analytics, Search Console, Google Ads dönüşüm takibi, çerez onay yönetimi.
- —Bütçe aralığı: tek bir rakam değil, “şu ile şu arası” şeklinde; ajans kapsamı buna göre önceliklendirir.
- —Teslim tarihi: sabit bir etkinlik (fuar, lansman, sezon başı) varsa tarihiyle birlikte yazın.
Bütçe söylemek pazarlık gücünü zayıflatıyormuş gibi görünse de pratikte tersi olur: ajans bütçeyi bilmediğinde ya en pahalı çözümü önerir ya da işin önemli bir kısmını tekliften çıkarır. Aralık vermek, aynı paraya hangi ajansın daha fazla değer sunduğunu görmenizi kolaylaştırır.
İlgili hizmetler
Doldurulabilir web sitesi brief şablonu
Doldurulabilir web sitesi brief şablonu, bir ajansın teklif hazırlamak için ihtiyaç duyduğu bilgileri yedi başlık altında toplar. Aşağıdaki maddeleri bir belgeye kopyalayıp her satırı bir-iki cümleyle doldurmanız yeterlidir; bilmediğiniz satırları “bilmiyoruz, önerinizi bekliyoruz” diye işaretlemek de ajans için geçerli ve dürüst bir cevaptır.
1. Firma ve iletişim
- —Firma adı ve sektör: ____
- —Projeden sorumlu kişi ve karar verici: ____
- —Mevcut web sitesi adresi (varsa): ____
2. Hedef ve hedef kitle
- —Sitenin birincil hedefi (ölçülebilir): ____
- —İkincil hedefler: ____
- —Hedef kitle (sektör, rol, bölge, cihaz): ____
3. Referanslar ve rakipler
- —Beğenilen siteler ve nedeni: ____
- —Rakipler ve ayrışmak istediğimiz nokta: ____
- —Kaçınmak istediğimiz örnekler: ____
4. Sayfa yapısı ve dil
- —Ana menü ve alt sayfalar: ____
- —Diller: ____
- —Blog veya haber bölümü gerekli mi: ____
5. İçerik durumu
- —Metinler (hazır / güncellenecek / yazılması gerekiyor): ____
- —Logo ve kurumsal kimlik dosyaları: ____
- —Fotoğraf ve video durumu: ____
6. Teknik gereksinimler
- —Entegrasyonlar (ödeme, kargo, ERP, CRM, e-fatura): ____
- —Alan adı ve hosting durumu (kimde, kimin adına): ____
- —İçeriği kim güncelleyecek, panel ihtiyacı: ____
7. Bütçe ve zaman
- —Bütçe aralığı: ____
- —İstenen yayın tarihi ve varsa sabit etkinlik: ____
- —Yayın sonrası bakım ve destek beklentisi: ____